Transparante en objectievere doorstroomprocessen dragen bij aan eerlijkere promoties binnen bedrijven. Dat laat de wetenschappelijke literatuur zien in dit eerder verschenen KIS-rapport. Om meer zicht te krijgen op hoe implementatie hiervan verloopt in de praktijk, volgde KIS bijna twee jaar lang een pilot van de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (AWVN). In deze pilot gingen bedrijven de doorstroom- en promotieprocessen objectiveren en transparant maken. Op basis van de ervaringen delen we in dit artikel praktische tips voor organisaties.
Tip 1: Zorg voor commitment voordat je begint
In de pilot was te zien dat commitment vanuit de top en vanuit managers een belangrijke succesfactor was. Wanneer de bedrijven in de pilot begonnen met commitment vanuit de organisatie, konden zij daarna makkelijker aan de slag met de implementatie van interventies. Bedrijven die voortijdig met de pilot stopten, deden dat onder meer, omdat deze commitment ontbrak. De commitment moet er dus zijn vanuit de top (directie, bestuur) van de organisatie, maar het bleek ook belangrijk om actief betrekken HR en lijnmanagement te betrekken bij het proces. Deze betrokkenheid bleek eerder al uit de literatuur een succesfactor te zijn. Lees meer over deze succesfactor in strategie 1 van dit KIS-artikel. Uit de pilot blijkt dit ook in de praktijk van belang.
Tip 2: Benadruk en onderbouw ‘gelijke kansen voor iedereen’
Het bedrijf dat het succesvolst de pilot doorliep, zette sterk in op overtuiging. De trekker van deze pilot begon met iedereen overtuigen dat gelijke kansen in de doorstroom belangrijk zijn. Daar werd al gauw enthousiast op gereageerd. Vervolgens liet de trekker zien dat gelijke kansen in de doorstroom verhinderd worden door onbewuste vooroordelen en stereotypen, onder andere door leidinggevenden een video van dr. Lieke Asma te laten zien. De wetenschappelijke onderbouwing heeft volgens de trekker geholpen om anderen in het bedrijf mee te krijgen.
Tip 3: Zorg dat de trekker mandaat heeft
Een andere tip is: zorg voor mandaat van de trekker die de doorstroomprocedures gaat verbeteren. Belangrijk is dat managers en leidinggevenden naar deze persoon luisteren en de ruimte geven om veranderingen in gang te zetten. Bij de bedrijven die voortijdig stopten met de pilot ontbrak dit mandaat. Dat was een van de redenen om te stoppen: de trekker van de pilot wilde wel, maar kreeg niemand mee en had geen middelen om dit te veranderen. Daarom moet de trekker voldoende bevoegdheden hebben met duidelijke verantwoordelijkheden. En dat deze trekker steun heeft van een team, directie en management.
Tip 4: Start met objectief werven en selecteren
Uit de pilot blijkt dat het bedrijf dat al aan objectief werven en selecteren deed, makkelijker de doorstroomprocessen kon aanpassen. Voor de bedrijven die objectief werven en selecteren nog niet geheel hadden doorgevoerd, bleek dit lastiger. Als je begint met het objectief en transparant maken van de instroom, wordt het daarna makkelijker om ook de doorstroom op dezelfde manier aan te pakken.
Tip 5: Heb voldoende tijd en aandacht
De doorstroomprocessen veranderen in een groot bedrijf kost veel tijd. De pilotbedrijven begonnen met het in kaart krijgen van hun huidige doorstroom- en promotieprocessen. De bedrijven ontdekten dat de subjectieve visie van managers veel invloed hadden op promoties. Hun persoonlijke inschatting bepaalde vaak wie wel of geen promotie kreeg. Dat is een risico, realiseerden de bedrijven zich, omdat iedereen – ook managers – bewuste en onbewuste vooroordelen heeft die beslissingen kunnen beïnvloeden. Daarom zetten zij in op verandering: promoties moesten gebaseerd zijn op objectieve criteria via een transparant proces. Dat vraagt echt tijd en aandacht. Het goed in kaart brengen, draagvlak creëren, het nut onderbouwen en een nieuwe aanpak op kleine schaal testen voordat deze breder wordt ingevoerd, kost inspanning. De trekkers die hier de tijd voor namen en geduld hadden, boekten uiteindelijk vooruitgang.
Tip 6: Kies eerst voor quick wins en daarna voor langetermijnveranderingen
Kies eerst voor quick wins: veranderingen die niet lang duren, maar wel de eerste stappen zijn in het objectief en transparant maken van het doorstroomproces. Voorbeelden daarvan zijn: objectieve criteria opnemen in de interne vacatures, de interne vacatures beter verspreiden en vindbaar maken en de interne sollicitatieprocessen structureren. Deze stappen zorgen voor energie en enthousiasme bij de betrokkenen. Dat straalt af op de rest van het bedrijf. Eén bedrijf ervaarde dat toen ze alle interne kandidaten gingen scoren volgens een gestandaardiseerde beoordeling, er juist een vrouw werd gekozen op een afdeling waar in de meerderheid mannen werken. Het succes van het objectief maken van het doorstroomproces werd zo direct zichtbaar.
Het aanpassen van de managersprofielen bleek nog niet direct te lukken. De pilotbedrijven wilden dat het bewaken van een objectief en transparantproces onderdeel werd van het takenpakket van managers. Want door het objectiveren en transparant maken van doorstroomprocessen onderdeel te maken van de professionele rol van managers, voorkom je dat hun persoonlijke oordelen bepalend zijn voor promoties. Tijdens de pilot werd duidelijk waarom dit zo belangrijk is: een geïnterviewde manager vond het juist onderdeel van diens professionaliteit om een subjectief oordeel te kunnen vellen. Daardoor ging deze niet volledig mee in het objectiveren en transparant maken van het doorstroomproces. Het managersprofiel aanpassen, is een belangrijke inzet op de lange termijn om gelijke kansen in de doorstroom te waarborgen. Zie ook strategie 5 uit het KIS-artikel: Weerstand tegen gelijkekansenbeleid: hoe ga je ermee om?
Tip 7: Goed voorbeeld doet volgen
Zorg dat goede voorbeelden zichtbaar zijn. Licht bijvoorbeeld intern managers uit die werken aan objectieve en transparante doorstroom. Laat zien dat er breed draagvlak is. Want draagvlak, zorgt voor nog meer draagvlak binnen een organisatie, zo zagen we in de praktijk. Dit sluit ook aan bij de theorie over sociale normen: wanneer mensen van mening zijn dat iedereen zich aan een bepaalde sociale norm houdt of dat ‘iedereen dat goed vindt’, is de kans groter dat mensen zelf ook de sociale norm zullen handhaven. Voor meer uitleg, lees dit Movisie-artikel over sociale normen.
Tip 8: Leer van andere bedrijven
De pilotbedrijven ervaarden de pilot van de AWVN als positief. Ze konden met elkaar overleggen en sparren over hoe ze interventies zouden uitrollen in hun organisatie. Eén bedrijf liep voorop en fungeerde als een soort mentor voor de anderen. Het gaf de andere bedrijven tips. Leren van elkaar heeft dus duidelijk ook een meerwaarde wanneer een bedrijf de doorstroom- en promotieprocessen gaat objectiveren.
Deze tips komen voort uit het uitgebreide onderzoeksrapport van KIS.